Sommige mensen kiezen een beroep. Anderen lijken ervoor geboren. Dat geldt zeker voor Kiki Scholten (26), één van de drijvende krachten achter De Regelmeisjes. Vanuit het Amsterdamse kantoor bouwt ze dagelijks aan de groei van het bedrijf, terwijl haar roots nog altijd in Rotterdam liggen. Iedere dag reist ze op en neer, maar dat doet ze met plezier. “Als je met plezier naar je werk gaat, voelt die reis helemaal niet als een opgave.”
Wie Kiki ontmoet, merkt direct dat organiseren haar tweede natuur is. Toch begon haar carrière niet met een strak uitgestippeld plan. Na haar mbo werkte ze op jonge leeftijd bij één van de grootste bloemenexporteurs ter wereld, waar ze leerde hoe belangrijk structuur, overzicht en verantwoordelijkheid zijn. Ondertussen behaalde ze een Associate Degree in communicatie en werkte ze als communicatiemedewerker, maar De Regelmeisjes bleef altijd door haar hoofd spoken.
Een vacature die alles veranderde
Via LinkedIn kwam ze een opvallende vacature tegen van oprichtster Kirsten. Geen standaard lijstje met voordelen, maar juist een eerlijke omschrijving van de uitdagingen die bij het werk horen. Dat sprak haar aan.
“Er stonden eigenlijk alleen maar pittige dingen. Toch dacht ik: dit past bij mij.”
Binnen twee weken was de overstap gemaakt. Vier jaar later voelt het nog steeds als de beste beslissing die ze had kunnen nemen.
Geen functietitel, maar een mentaliteit
Bij De Regelmeisjes draait het niet om functienamen. Iedereen is simpelweg een Regelmeisje. Toch groeide Kiki razendsnel door. Van het begeleiden van kleinere projecten naar grote accounts en uiteindelijk het opzetten van de Amsterdamse vestiging.
Haar missie? Dezelfde naamsbekendheid creëren als in Rotterdam, waar De Regelmeisjes inmiddels een begrip zijn.
Dat betekent veel netwerken, evenementen bezoeken, nieuwe opdrachtgevers ontmoeten en tegelijkertijd nieuw talent aantrekken. Alles om de organisatie verder te laten groeien.
Het onzichtbare werk achter een perfect evenement
Wie een groot evenement bezoekt, ziet de sfeervolle aankleding, het entertainment en de glimlach van de gasten. Wat niemand ziet, zijn de honderden telefoontjes, draaiboeken en onverwachte uitdagingen die eraan voorafgaan.
Volgens Kiki zit daar juist de kracht van De Regelmeisjes.
“Opdrachtgevers hoeven zich nergens zorgen over te maken. Als er iets misgaat, lossen wij het op voordat iemand het merkt.”
En dat gebeurt vaker dan mensen denken. Leveranciers die op het laatste moment afhaken, bestellingen die te laat worden geleverd of zelfs een complete stroomuitval tijdens een evenement. Toch blijft de ervaring voor de gasten hetzelfde. Juist dát is volgens haar de definitie van goed projectmanagement.
Problemen bestaan niet
Stress hoort erbij, vindt Kiki. Maar hoe je ermee omgaat, maakt het verschil.
“Als een leverancier belt dat iets niet geleverd kan worden, kun je in paniek raken. Of je denkt: mooi, nu gaan we een oplossing vinden.”
Voor haar is een probleem geen eindpunt, maar het begin van creatief denken. Die mentaliteit zie je terug binnen het hele team. Hun motto is duidelijk: nee is geen antwoord.
Ambitie met beide benen op de grond
Collega’s omschrijven Kiki als gedreven en iemand die altijd overzicht houdt. Zelf moet ze daar om lachen.
“Privé denken mensen soms juist: hoe kan jij een Regelmeisje zijn? Op vakantie laat ik mijn vriendinnen alles regelen.”
Zodra het om haar projecten gaat, verandert alles. Dan werkt ze met uitgebreide draaiboeken waarin elk detail is uitgewerkt. Bij De Regelmeisjes begint een succesvol evenement namelijk al ruim voordat de eerste gast binnenstapt. De voorbereiding is volgens Kiki negentig procent van het werk. Juist door alles vooraf tot in de kleinste details uit te denken, ontstaat er tijdens het evenement de ruimte om flexibel te zijn wanneer er onverwacht iets verandert.
De menselijke factor blijft onmisbaar
Waar kunstmatige intelligentie steeds meer werk overneemt, ziet Kiki AI vooral als hulpmiddel.
“Een concept bedenken kan AI misschien steeds beter. Maar uiteindelijk moet iemand nog steeds de telefoon pakken, locaties bezoeken, leveranciers spreken en relaties onderhouden.”
Juist het persoonlijke contact blijft volgens haar onmisbaar. Evenementen draaien uiteindelijk om mensen, niet om systemen.
Een gebeurtenis die haar altijd zal bijblijven
Niet ieder project draait om feest en succes. Eén opdracht maakte diepe indruk.
Een gezin waarvan het jonge dochtertje ongeneeslijk ziek was, vroeg De Regelmeisjes om mee te denken over een persoonlijk afscheid. Samen met een collega begeleidde Kiki de familie in een van de moeilijkste periodes van hun leven.
Na afloop stonden er bloemen voor de deur, gestuurd door de ouders.
“Wij wilden alleen maar iets voor hen betekenen. Dat zij op dat moment ook nog aan ons dachten, zal ik nooit vergeten.”
Het laat zien dat organiseren veel verder gaat dan draaiboeken en planning. Soms draait het simpelweg om er te zijn voor mensen. Juist in de meest kwetsbare momenten kan ontzorgen het grootste verschil maken.
Dromen voor de toekomst
Hoewel Kiki al aan indrukwekkende internationale projecten werkte, waaronder evenementen voor grote organisaties in het buitenland, kijkt ze vooral vooruit. Haar droom is om in Amsterdam iets groots neer te zetten voor de stad of gemeente. Een project waar duizenden mensen samenkomen en waar alles klopt tot in de kleinste details.
Met haar energie, oplossingsgerichtheid en eindeloze drive lijkt dat eerder een kwestie van tijd dan van geluk.
Want één ding is duidelijk: voor Kiki is De Regelmeisjes geen baan.
Het is wie ze is.
