Ondernemer Karin Bouwmeester over 27 jaar knallen in de evenementenbranche, succesverslaving en waarom corona haar leven compleet veranderde
‘Mensen zien de mooie feesten. De champagne, de lampjes, de artiesten en het applaus aan het eind van de avond. Wat ze niet zien? Dat je soms met zweethanden in een opslag staat omdat een leverancier niet komt opdagen, een artiest ziek is of een circustent ergens in Duitsland spoorloos verdwenen lijkt.’
Welkom in de wereld van Karin Bouwmeester. Al 27 jaar runt zij haar evenementenbureau, waarmee ze personeelsfeesten, awardshows, openingen, jubilea en grootschalige bedrijfsevents organiseert. Een wereld waarin stress en adrenaline hand in hand gaan. Waarin je moet kunnen schakelen, improviseren én glimlachen terwijl alles achter de schermen op ontploffen staat.
Maar Karin? Die lijkt ervoor gemaakt.
“Doorzetten. Dat is echt het verschil tussen ondernemers die het redden en ondernemers die afhaken.”
“Ik wist: ik wil dit anders doen”
Karin was 25 toen ze besloot voor zichzelf te beginnen. Niet omdat ze per se ondernemer wilde worden, maar omdat ze voelde dat ze dingen anders wilde aanpakken.
“Ik heb communicatiewetenschap gestudeerd en daarna werkte ik kort als producer bij Koffietijd. Maar eerlijk? De televisiewereld was niet mijn wereld. Vervolgens ging ik aan de slag bij een evenementenbureau. Daar leerde ik ontzettend veel, maar ik dacht ook regelmatig: dit zou ik zelf anders doen.”
Dat “anders doen” werd uiteindelijk haar eigen bedrijf.
Wat begon met relatief kleine personeelsfeesten groeide uit tot een gevestigde naam in de evenementenbranche. Op het hoogtepunt werkte Karin met een team van tien vrouwen. Inmiddels bestaat de harde kern uit vier dames.
“Na corona zijn we bewuster gaan kijken naar hoe we willen werken. Ik hoef niet meer per se groter. Ik heb andere ambities gekregen.”
En toch: de liefde voor het vak is nooit verdwenen.
Stress? “Eventmanager stond ooit in de top drie van meest stressvolle beroepen”
Een evenement organiseren klinkt voor buitenstaanders vaak glamourous. Mooie locaties. Gezellige mensen, champagne, muziek.
De realiteit? Die begint meestal met een draaiboek van tientallen pagina’s.
“De week voor een evenement schrijven we interne draaiboeken, bellen we alle leveranciers na en checken we continu of iedereen weet waar ze moeten zijn en wat ze mee moeten nemen.”
En leveranciers zijn er nogal wat.
“Bij een gemiddeld evenement werken we al snel met tien tot veertig partijen samen. Licht, geluid, catering, artiesten, techniek, activiteiten… alles moet kloppen. Als één onderdeel wegvalt, heeft dat direct gevolgen voor de rest.”
Karin en haar team zijn daarom altijd ruim op tijd aanwezig op locatie. ‘We willen minimaal een uur voor de eerste gasten klaar zijn. En geloof me: dat lukt niet vanzelf.
Ze vertelt lachend dat ze leveranciers standaard een half uur eerder laten komen dan nodig.
“Anders zijn ze alsnog te laat.”
De regisseur achter de schermen
Waar gasten vaak denken dat een evenement “vanzelf loopt”, gebeurt achter de schermen juist het tegenovergestelde. ‘Wij zijn eigenlijk de regisseur van de avond. We staan niet continu met de gasten te praten, maar zijn vooral bezig met timing, schakelen en problemen oplossen.’
Want wat als het buffet een kwartier later moet starten? ‘Dan moet letterlijk alles opschuiven. De speeches. De artiesten. De keuken. De techniek. Alles hangt aan elkaar vast.’
Volgens Karin draait het vak daarom voor een groot deel om stressbestendigheid.
“Je bent continu afhankelijk van de kwaliteit van anderen. En uiteindelijk wordt jouw bedrijf erop afgerekend.” Dus heeft Karin altijd back-ups klaarstaan.
Wij hebben een enorm netwerk opgebouwd. Als er om elf uur ’s avonds ineens een artiest uitvalt, dan regelen wij gewoon een nieuwe.
En precies dát is volgens haar het verschil tussen zomaar iets organiseren en professioneel event management. Iedereen kan tegenwoordig dingen van internet halen. Maar een netwerk bouw je niet online op. Dat kost jaren.
Het circusdrama dat ze nooit vergeet
Vraag Karin naar haar meest stressvolle evenement ooit en ze hoeft niet lang na te denken. Voor een farmaceutisch bedrijf organiseerde ze een groot circus event. Teams zouden workshops volgen met circusacts, waarna ze aan het einde van de dag hun eigen voorstelling zouden opvoeren.
Een geweldig concept. Alleen: de partij die verantwoordelijk was voor de circustent bleek totaal onbetrouwbaar.
“Een week van tevoren voelde ik al dat het niet goed zat. De tent zou uit Duitsland komen, maar ineens kwamen er smoesjes.” Karin reed er meerdere keren naartoe om verhaal te halen.
‘En toen dacht ik alleen maar: dit gaat compleet mis.’ Maar opgeven? Geen optie.
‘We hebben uiteindelijk op het allerlaatste moment een andere tent geregeld. Minder mooi dan gepland, maar we hadden in ieder geval iets.’
Daar bleef het niet bij. ‘We hebben letterlijk overal circusacts vandaan gehaald om het programma alsnog rond te krijgen.’
En het bizarre? De klant was uiteindelijk tevreden. ‘Wij hadden ook kunnen zeggen: sorry, het gaat niet door. Maar zo werken wij niet. Wij denken altijd: wat kan er wél?’
“Succes is ook een beetje verslavend”
Als je Karin vraagt wat haar al die jaren gemotiveerd heeft, hoeft ze niet lang na te denken.
‘Succes is verslavend.’ Ze zegt het zonder schaamte.
‘Als je doelen behaalt, geeft dat energie. Zelfvertrouwen ook. Je wilt bouwen. Groeien. Dingen neerzetten.’ Karin omschrijft zichzelf als iemand die altijd vooruit wil.
‘Ik ben wel iemand die ergens vol voor gaat. Ik heb doelen en doe er dan ook alles aan om ze te bereiken.’
Toch veranderde haar kijk op succes de afgelopen jaren enorm.
Corona veranderde alles
Voor de evenementenbranche was corona desastreus. ‘Restaurants mochten nog bezorgen. Wij mochten letterlijk helemaal niks.’
Van de ene op de andere dag viel alles stil. ‘Onze evenementen waren meestal vanaf tweehonderd gasten. Dat kon gewoon niet meer.’ Wat volgde was een periode van onzekerheid.
‘Iedere keer werd gezegd: nog drie weken. Nog even volhouden. Maar het duurde eindeloos.’
Karin verloor een groot deel van haar team. ‘Veel medewerkers ontdekten tijdens corona hoe fijn een negen-tot-vijfbaan eigenlijk was. Meer rust, beter salaris, weekenden vrij. Ik snap dat ook.’
Zelf dook ze fanatiek de sportschool in. ‘Ik liep echt met mijn ziel onder mijn arm.’ Maar juist die periode bracht ook iets positiefs. ‘Ik ontdekte dat ik niet meer terug wilde naar hoe het vroeger was.’
Van volle agenda’s naar een ander leven
Waar Karin vroeger leefde voor de adrenaline van grote evenementen, verlangt ze nu meer naar balans. ‘Je wordt ouder. Je krijgt andere prioriteiten.’
Samen met haar man heeft ze een huis in Spanje, waar ze inmiddels iedere maand een week verblijven.
‘Dat kan alleen omdat ik bewust kleiner ben gaan werken.’
En stilzitten? Dat zit er alsnog niet in. ‘Wij zijn geen mensen die alleen maar op een strandbedje willen liggen.’
Dus ontstond er een nieuw idee.
Retreats in Spanje en koffie in Lelystad
Karin volgde een opleiding tot sportinstructrice en raakte steeds meer geïnteresseerd in yoga, meditatie en mindfulness.
‘Een vriendin zei op een retreat in Italië ineens: waarom organiseer jij dit eigenlijk niet zelf in Spanje?’ En toen begon het te borrelen. Inmiddels organiseert Karin retreats vanuit haar huis in Spanje.
‘Ik ben dan vooral de gastvrouw. Mensen slapen bij ons thuis, ik verzorg ontbijt, lunch en diner en de trainers verzorgen het inhoudelijke programma.’ Zo organiseerde ze al een retraite rondom mediation en een retreat over human design.
‘En het leuke is: iedereen wil terugkomen.’ Ze glimlacht. ‘Het voelt een beetje als een natuurlijke overgang naar een nieuwe fase.’
In Lelystad hebben ze inmiddels ook een eigen locatie: een sfeervolle koffie- en theeschenkerij die alleen geopend is voor besloten gezelschappen. Geen inloop, geen toevallige passanten wie hier binnenkomt, heeft echt iets te vieren.
“Het varieert van een high tea tijdens een meeting tot een gender reveal, verjaardagen of een huwelijksjubileum,” vertelt ze. “Juist die persoonlijke momenten maken het zo leuk.”
En nee, je kunt er dus niet zomaar even binnenwandelen voor cappuccino met appeltaart. “Het is echt exclusief voor besloten gelegenheden,” benadrukt ze. Juist dat besloten karakter geeft het iets bijzonders: alsof je even op een plek bent die alleen voor jou en je gezelschap bestaat.
Ondernemen én moeder zijn
Naast ondernemer is Karin moeder van vier kinderen.
En nee, die combinatie was niet altijd makkelijk. ‘Toen de kinderen klein waren, hadden we altijd een au pair. Dat zou ik zó weer doen.’
Volgens Karin zorgde dat juist voor meer rust thuis. ‘Als wij thuis waren, dan was ook alles geregeld. Daardoor konden we echt tijd maken voor elkaar.’
Toch veranderde ook daarin haar perspectief.
‘Tijdens corona waren de kinderen ouder en was ik ineens veel meer thuis. Toen ontdekte ik een heel andere dynamiek.’ En die beviel verrassend goed. ‘Ik dacht echt: dit wil ik niet meer anders.’
“Mensen denken dat ondernemen makkelijk is”
Volgens Karin bestaat er een hardnekkig misverstand over ondernemen.
‘Mensen zien vaak alleen het succes.’ De mooie auto’s. De vakanties. De social media-posts.
‘Maar ze zien niet de stress, de financiële risico’s en de slapeloze nachten.’ Volgens haar vergeten veel mensen hoeveel doorzettingsvermogen ondernemen vraagt.
‘De mensen die uiteindelijk succesvol worden, zijn vaak juist degenen die enorme tegenslagen hebben overwonnen.’ En slachtofferschap?
Daar heeft Karin weinig mee. ‘Bij ons zeggen we altijd: wat kan er wel?’
De belangrijkste ondernemersles? Blijven bewegen
Na 27 jaar ondernemen weet Karin één ding zeker: succes draait niet alleen om talent.
‘Doorzetten is alles.’ Niet opgeven als het tegenzit, niet stil blijven staan, niet blijven hangen in problemen.
‘Je moet blijven zoeken naar oplossingen. Out of the box denken. Door, door, door.’
En misschien is dat precies waarom haar klanten al tientallen jaren terugkomen. ‘We hebben klanten waarvoor we al sinds het begin werken. Dat vind ik eigenlijk het mooiste compliment dat er is.’
Want uiteindelijk draait ondernemen volgens Karin niet om status. Niet om perfectie, en ook niet om glamour. Maar om vertrouwen, om blijven leveren.
En om op de moeilijkste momenten tóch iets moois neerzetten. Zelfs als de circustent nooit aankomt.
